Teamassistenz (m/w/d)
22.11.2024
Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre
Bochum
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Teamassistenz (m/w/d)
Bochum
Aktualität: 22.11.2024
Anzeigeninhalt:
22.11.2024, Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre
Bochum
Teamassistenz (m/w/d)
Aufgaben:
Wir suchen zur administrativen Unterstützung unserer Spitzenforscher*innen in unserem Office Team ab sofort eine
Sie unterstützen die wissenschaftlichen Forschungsgruppen des Instituts und ihre Gruppenleitungen in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
Als Frontoffice sind Sie erste Ansprechstation für alle Belange der wissenschaftlichen Beschäftigten und Sie stimmen sich eng mit den weiteren Fachbereichen der Verwaltung ab.
Sie übernehmen sämtliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie die gesamte Büroorganisation.
Sie betreuen die Gäste unseres Instituts und übernehmen den Welcome-Service im Rahmen des Onboardings neuer Beschäftigter.
Sie koordinieren Termine und Dienstreisen, organisieren Seminare und Meetings.
Sie unterstützen die Optimierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Rahmen des Institutsaufbaus.
Ihre aktive Mitarbeit in relevanten Projekten zum Aufbau des Instituts rundet Ihr Aufgabenspektrum ab.
Qualifikationen:
Sie verfügen über eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z. B. Fremdsprachenkorrespondent*in, kaufmännische Ausbildung) oder eine vergleichbare Qualifikation.
Sie besitzen einschlägige Berufserfahrung in organisatorischen und administrativen Servicetätigkeiten (sicherer Umgang mit MS Office vorausgesetzt), wenn möglich auch in interkulturellen Arbeitsumgebungen bzw. im Wissenschaftsmanagement.
Als internationales Forschungsinstitut setzen wir sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift voraus (mindestens C1-Niveau), gerne auch in weiteren Fremdsprachen.
Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zielorientiert.
Eigeninitiative, Flexibilität und eine hohe Belastbarkeit gehören zu Ihren Stärken.
Sie sind in der Lage, durch Ihr sicheres und freundliches Auftreten mit allen Ansprechpartner*innen kompetent und verbindlich zu kommunizieren; auch schwierige Situationen bringen Sie nicht aus der Ruhe.
Sie sind es gewohnt, bereichsübergreifend in diversen Teams zusammenzuarbeiten und mit gemeinsamen Lösungen zum Fortschritt des Instituts beizutragen.
Eine hohe soziale Kompetenz und ein ausgeprägtes Organisationstalent vervollständigen Ihr Profil.
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