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Mitarbeiter/in (m/w/d) im Sekretariat
Ilmenau
Aktualität: 10.09.2024
Anzeigeninhalt:
10.09.2024, Fraunhofer-Institut für Optronik, Systemtechnik und Bildauswertung IOSB Institutsteil Angewandte Systemtechnik AST
Ilmenau
Mitarbeiter/in (m/w/d) im Sekretariat
Aufgaben:
Organisation des Empfangs
Allgemeine Administration und Büroorganisation, z. B. Terminkoordination, Ablage, Eingangs- und Ausgangspost (digital), Schriftverkehr, Ausgabe von Schlüsseln, Büromaterialbestellung, Paketannahme, erste Anlaufstelle für Gewerke und Besucher
Präsentationen erstellen für dich betreffende Themen
Planung und Betreuung von hausinternen Veranstaltungen, Konferenzen sowie Besprechungen
Tagungsraumverwaltung inklusive Bewirtung
Organisation von Catering unter Einhaltung der hausinternen Vorgaben
Zusammenarbeit mit der Verwaltung bei der Erstellung von Reports und Statistiken
Kompetente, freundliche und souveräne Kommunikation
Durchführung der Zeitwirtschaft
Zuarbeiten zum Einkauf
Bearbeitung von Einzelaufträgen, die dem Wesen nach zu der Tätigkeit gehören oder sich aus betrieblicher Notwendigkeit ergeben
Qualifikationen:
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
Erfahrungen in der Zeitwirtschaft sind wünschenswert, SAP Kenntnisse von Vorteil
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
Spaß an wechselnden Aufgaben, Verantwortungsbewusstsein und Spontanität
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit MS Office, vor allem Excel, Word und PowerPoint
Standorte