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Verwaltungsmitarbeiter*in als Assistenz der Gemeindeleitung
Stuttgart
Aktualität: 04.10.2024
Anzeigeninhalt:
04.10.2024, Evangelische Sarahkirchengemeinde Stuttgart
Stuttgart
Verwaltungsmitarbeiter*in als Assistenz der Gemeindeleitung
Aufgaben:
Allgemeine Assistenzaufgaben (Sekretariat)
Telefondienst einschließlich Erteilung von formellen Auskünften
Terminkoordination, Routinekorrespondenz
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen
Unterstützung der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden
Aufgaben im Personalbereich
Dienstvorgesetztenfunktion für das Team der Sekretärinnen und Hausmeister*innen
(ca. 10 Mitarbeitende)
Fachliche Anleitung, Führung von Gesprächen mit Mitarbeitenden
Steuerung und Koordinierung von Arbeitsabläufen
Ansprechperson für das Ev. Verwaltungszentrum in personalrechtlichen Fragestellungen
Umsetzung des Gewaltpräventionskonzepts der Kirchengemeinde
Allgemeine Verwaltungsaufgaben
Rechnungen prüfen, kontieren und weiterleiten
Raumvermietung einschließlich Rechnungsstellung
Spendenmanagement
Mittelanmeldung für die Haushaltsplanaufstellung
Beantragung von Zuschüssen
Mitwirkung bei der Rechnungsprüfung
Beratende Teilnahme an den Sitzungen des Kirchengemeinderates sowie Erstellung des Protokolls
Beratende Teilnahme an Ausschusssitzungen
(Verwaltungsausschuss, Bauausschuss) sowie Erstellung des Protokolls
Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung
Abrechnung von Aushilfskräften
Betreuung der Liegenschaften einschließlich Nebenkostenabrechnung und Energiemanagement
Laufende Gebäudeunterhaltung einschließlich Abwicklung von kleineren Baumaßnahmen
Qualifikationen:
Abgeschlossene Verwaltungsausbildung, kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren
Verbindliches, freundliches Auftreten und sicherer Umgang mit Gesprächspartnern
Systematisches, zielorientiertes und strukturiertes Arbeiten
Kommunikationsfähigkeit und Diskretion
Gute Arbeitsorganisation und gutes Zeitmanagement
Sichere EDV-Kenntnisse (MS Offi ce)
Wir erwarten grundsätzlich die Mitgliedschaft in der Evangelischen Landeskirche Württemberg oder in einer Gliedkirche der Evangelischen Kirche in Deutschland
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