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Assistent*in der Abteilungsleitung / Leitung Team Office für die Abteilung Personalentwicklung und Chancen
München
Aktualität: 17.07.2024

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17.07.2024, Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.
München
Assistent*in der Abteilungsleitung / Leitung Team Office für die Abteilung Personalentwicklung und Chancen
Ihre Aufgaben:
Sie unterstützen die Abteilungsleiterin in allen Belangen, die den Betrieb der Abteilung betreffen, wie die Koordination / Steuerung der Prozesse und deren Weiterentwicklung, die Koordination der Gremien- und Arbeitsstruktur, die Sicherung von Abläufen und Koordination der in der Abteilung gesamthaft anfallenden Sachbearbeitungstätigkeiten gemeinsam mit den Mitarbeiter*innen im Team Office. Sie arbeiten in abteilungsbezogenen und referatsübergreifenden Projekten mit. Darüber hinaus sind Sie für das Terminmanagement, die Reiseplanung sowie Organisation, Vorbereitung und Begleitung von Sitzungen verantwortlich und erstellen Präsentationen für Vorträge sowie weitere Marketingunterlagen der Abteilung. Sie sind sowohl der Abteilungsleitung als auch allen Mitarbeitenden der Abteilung ein*e zuverlässige*r Ansprechpartner*in in allen Belangen und bringen sich mit der Fähigkeit zur Gestaltung und zum Engagement mit Ihren individuellen Kompetenzen in die Weiterentwicklung der Abteilung ein.
Das bringen Sie mit:
Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung - idealerweise im Bereich Personalmanagement, Betriebswirtschaft oder Verwaltung - sowie Kenntnisse im Officemanagement bzw. in der Teamassistenz. Sie bringen fundierte Berufserfahrungen aus einer vergleichbaren Position mit. Idealerweise waren Sie bereits in einer Forschungsorganisation tätig bzw. kennen die Besonderheiten dieses Umfelds. Sie verfügen über eine Affinität im Umgang mit digitalen Tools im Personalbereich beziehungsweise entwickeln sich gern im Umgang damit weiter. Idealerweise verfügen Sie auch über Kompetenzen in der Erstellung von Marketingunterlagen, wie bspw. aus dem Mediendesign oder verwandten Bereichen. Für die Aufgabenwahrnehmung sind eine hohe Teamfähigkeit und Flexibilität, ein stark ausgeprägtes Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine exzellente Kommunikationsfähigkeit unerlässlich. Eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch setzen wir voraus.

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