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Verwaltungsmitarbeiter/in (w/m/d) im Vorzimmer der Leitung der Abteilung Bau und Betrieb beim Mobilitäts- und Tiefbauamt
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Darmstadt
Informationen zur Anzeige:
Verwaltungsmitarbeiter/in (w/m/d) im Vorzimmer der Leitung der Abteilung Bau und Betrieb beim Mobilitäts- und Tiefbauamt
Darmstadt
Aktualität: 28.04.2025
Anzeigeninhalt:
28.04.2025, Wissenschaftsstadt Darmstadt
Darmstadt
Verwaltungsmitarbeiter/in (w/m/d) im Vorzimmer der Leitung der Abteilung Bau und Betrieb beim Mobilitäts- und Tiefbauamt
Aufgaben:
- Assistenz der Leitung der Abteilung Bau und Betrieb
- Erledigung aller allgemeinen Sekretariats- bzw. Assistenzaufgaben
- Sichtung und Verteilung des Abteilungsposteingangs (auch elektronisch), Erledigung des Postausgangs
- Führung des Terminkalenders der Abteilungsleitung, Überwachung der rechtzeitigen Vorlagen von relevanten Unterlagen sowie der Zusammenstellung in Mappen oder digital
- Koordination von Terminen für die gesamte Abteilung sowie zentrale Annahme von Telefongesprächen, Vermittlung, Klärung von Sachverhalten
- Organisation, Protokollierung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Dienstbesprechungen
- Erstellen von Gremienvorlagen im System, Pressemitteilungen und Anliegerinformationen
- Erledigung von Schriftverkehr
- Führen des Gewährleistungsbuchs und Überwachen der Wiedervorlage
- Fertigen von Haftpflichtschadensanzeigen
- Koordination von Anfragen und Anträgen, Überwachung von Wiedervorlage
- Aufstellen/Bearbeiten von visuellen Folien / Präsentationen
- Aufstellen/Bearbeiten von Tabellenkalkulationen
Qualifikationen:
- Eine abgeschlossene einschlägige dreijährige Verwaltungsausbildung (zum Beispiel: Verwaltungsfachangestellte/r oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Fundierte MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
- Gute Deutschkenntnisse in Word und Schrift (mind. auf dem Sprachniveau C2)
- Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
- Persönliches und fachliches Engagement, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Eigeninitiative, Organisationsfähigkeit sowie Zuverlässigkeit
- Freundliches und sicheres Auftreten gegenüber Bürgerinnen/Bürgern und Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern
- Bildschirmtauglichkeit
Wir bieten:
- Flexible Arbeitszeiten
- Kooperativer Führungsstil
- Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
- Gemischte Altersstruktur
- Die Möglichkeit, neue Strukturen und Prozesse aufzubauen und zu etablieren
- Kostenloses Jobticket Premium
- > Standort des Arbeitsplatzes: Stadthaus West, Mina-Rees-Straße 10, 64295 Darmstadt
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